Main » 2009 » November » 27 » Bí quyết để có thêm thời gian cho công việc
Bí quyết để có thêm thời gian cho công việc
4:42 AM
Trừ
phi bạn may mắn gặp được thần đèn, nếu không chúng ta đều phải chấp
nhận với 24 tiếng/ngày. Dù thế bạn vẫn muốn tạo thêm chút thời gian
trong ngày? Sau đây là 7 cách hay giúp bạn làm điều đó
Thức dậy sớm hơn Cách
này thực sự không có gì là cao siêu cả. Dậy sớm hơn thường lệ 15 phút.
Nếu bạn là một người bình thường, có lẽ bạn sẽ cảm thấy buổi sáng lúc
nào cũng rất bận rộn: cố gắng chui ra khỏi giường, tắm gội vội vàng,
kịp ăn sáng nếu bạn may mắn, chăm sóc bọn trẻ/chồng/vợ, và vội vã chạy
đi làm.
Chỉ cần dậy sớm hơn một chút thôi, bạn sẽ cảm thấy dễ
thở hơn nhiều. Có thể bạn sẽ có thêm thời gian thực sự ngồi xuống và
thưởng thức bữa sáng của mình lần đầu tiên trong đời. Có thể bạn sẽ
dùng 15 phút quý báu đó để đọc cuốn sách hay tạp chí mà bạn vẫn mong có
thời gian để đọc.
Lập kế hoạch Khởi đầu
ngày làm việc, trước khi bạn kiểm tra đống email, hãy lên kế hoạch cho
ngày làm việc của mình. Ghi lại 3 công việc quan trọng nhất mà mình
phải hoàn thành trong ngày và đặt một ngôi sao thật to bên cạnh nhiệm
vụ quan trọng nhất. Bây giờ, hãy bắt đầu ngay vào việc quan trọng nhất
đó và cố gắng hoàn thành nó trước khi bạn vùi đầu vào đống công việc
bận rộn gửi và nhận email, photocopy, hay dọn dẹp chỗ làm việc
Điều
đáng ngạc nhiên là rất ít người dành thời gian để lên kế hoạch làm việc
trong ngày của mình, và kết quả là họ bị cuốn đi với hàng loạt những
công việc không thực sự quan trọng mà quên mất nhiệm vụ quan trọng nhất
trong ngày.
Tập hợp các công việc vào thành nhóm Khi
bạn thực hiện những công việc trong ngày, hãy cố gắng thực hiện một
loạt những công việc tương tự. Khi bạn chuyển từ việc này sang việc
khác, đầu óc của bạn sẽ mất vài phút để có thể theo kịp và tập trung
vào công việc mới. Chính vì vậy, thường xuyên chuyển từ việc trả lời
email sang viết báo cáo và dọn dẹp bàn làm việc làm cho bạn không thể
theo sát được những công việc khác làm đến đâu rồi. Bạn có thể cảm thấy
mình đang làm việc một cách ‘cực kỳ’ hiệu quả (bởi vì đầu óc của bạn cố
gắng nghĩ về nhiều việc cùng một lúc), nhưng thực ra là bạn đang lãng
phí thời gian của mình đấy.
Nếu bạn cần phải viết email, hãy
viết luôn tất cả số email bạn cần trả lời. Tương tự đối với các cuộc
gọi điện thoại, sắp xếp tài liệu, hoặc các công việc khác.
Dành thời gian cho những việc quan trọng Bạn
có những kế hoạch lớn muốn thực hiện? Có thể là viết một cuốn tiểu
thuyết, khởi đầu một công việc kinh doanh, hay sửa sang nhà cửa … bất
kể mục tiêu lớn đó là gì, bạn vẫn chưa thể dành thời gian thực hiện
được.
Cách tốt nhất để triển khai và thực hiện những kế hoạch
lớn như vậy là ‘cưỡng chế’ chúng vào lịch làm việc của bạn. Thời gian
rảnh rỗi không tự nhiên xuất hiện, bạn cần phải cố gắng để tạo ra
khoảng thời gian đó cho chính mình. Ví dụ, hãy để riêng ra một buổi
chiều cuối tuần (nói với gia đình và bạn bè là bạn sẽ bận vào khoảng
thời gian đó) và hãy bắt tay ngay vào việc triển khai thực hiện dự án.
Tin tôi đi, bạn sẽ cảm thấy thực sự tuyệt vời vì đã dự án đã bắt đầu
tiến triển.
Đừng làm nhiều việc cùng một lúc Cố
gắng thực hiện nhiều việc cùng một lúc sẽ làm bạn cảm thấy mình đang
làm việc hiệu quả - vì bạn cảm thấy bận rộn – thực ra lại đang lãng phí
thời gian của bạn. Bằng cách chú trọng làm từng việc một, bạn sẽ tập
trung hơn và sẽ đạt kết quả làm việc tốt nhất: thật là không hiệu quả
khi cố gắng làm nhanh cho xong một loạt công việc và sau đó phải làm
lại chính những việc này.
Tập trung Khi bạn đang
làm một công việc gì đó, hãy thực sự cố gắng để tập trung vào công việc
này. Tất nhiên, bạn sẽ có những ý nghĩ khác như có lẽ mình nên kiểm tra email hay là cái bàn này thực sự cần dọn dẹp cho gọn gàng hơn.
Bạn chỉ cần nhớ rằng những ý nghĩ đấy sẽ luôn luôn xuất hiện, nhưng như
thế không có nghĩa là bạn phải làm theo. Nếu bạn nhớ ra việc gì đó khi
bạn đang thực hiện một việc khác, ví dụ như mình phải gọi điện cho Joe,
thì hãy ghi lại việc cần làm đó vào một mẩu giấy hoặc nhật ký của mình
để bạn không quên mất, - và tiếp tục thực hiện công việc đang làm.
Bạn
sẽ hoàn thành được nhiều việc hơn bằng cách tập trung vào một công việc
thay vì nhảy từ việc này sang việc khác ngay khi các ý nghĩ chợt nảy ra
trong đầu.
Hoàn thành công việc đúng giờ Cuối
cùng, một trong số những cách hiệu quả nhất để có thêm thời gian cho
bạn là hoàn thành công việc đúng giờ. Nếu bạn làm cho một công ty nào
đó, hãy cố gắng ra về đúng giờ - ít nhất một vài ngày trong tuần (Tôi
biết việc này sẽ rất khó nếu chỗ làm của bạn có thói quen ở lại làm
việc muộn).
Nếu làm việc tại nhà, bạn cần phải có tinh thần kỷ
luật cao hơn nhiều khi luôn có cảm giác có thể bắt đầu công việc của
mình bất cứ khi nào bạn muốn. Một cách hay là hãy tách phòng làm việc
ra xa phòng ngủ hay phòng nghỉ ngơi của mình. Bạn cũng có thể lên lịch
cho các hoạt động khác vào buổi tối (ví dụ: gặp gỡ bạn bè để uống cà
phê) để có thể tập trung tâm trí cho công việc của mình vào ban ngày …